background image

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

City of Reading  

Budget Guide 

 

 

 

January 2018 

background image

City of Reading Budget Guide  2018

 

 

Reading City government is critical to everyone who 
lives, works, owns property  in  or visits this 
southeastern  Pennsylvania city of 88,000 people. 
Reading is  the largest municipality in Berks County 
by population and  it is  the seat of the County 
government, so City government impacts thousands 
of people who live  outside Reading  in the 
surrounding communities. 
 
City government is responsible for public safety 
functions like police patrol and fire suppression that 
make Reading a safer  place to live, work or do 
business. City government is responsible for 
maintaining many of the roads, street lights and 
sewer systems that residents and visitors rely upon 
every day. City government has other functions, like 
code enforcement and zoning, intended to  make 
Reading cleaner, more attractive and more 
prosperous. And it has responsibility for collecting 
and managing the money that funds these services 
in accordance with Pennsylvania law, City 
ordinances and resident preferences. 
 
Financially speaking, City government is a complex 
organization. In 2016,  the City spent $149  million 
across  multiple  funds  on  the services listed above 

and its obligations to its vendors, creditors and retired employees. To cover these expenditures, 
the  City  government  collected  revenues  from  taxes,  fees,  service charges, fines, and 
intergovernmental aid.  
 

 

Like other Pennsylvania governments, Reading’s challenge is to balance its annual expenditures 
against its available revenues, and to maintain that balance on a recurring basis. The primary tool 
that City government uses to meet that challenge – and the legal tool for funding the services that 
touch people’s daily lives – is the annual City budget. 
 
This Guide will help you better understand the City of Reading budget – what it is, what it does 
and what it means.  It will help you understand how the City’s elected and appointed officials put 
the budget in place and how they use it throughout the year. And it will help you understand your 
role in the process –  how the taxes and fees you pay support City government which in turn 
provides municipal services to you.

  

 

 

Table of Contents 

 

Budget process 

         Page 2 

 

Budget calendar 

         Page 3 

 

Act 47’s Impact 

         Page 4 

 

Funds and Accounts           Page 5 

 

Organizational Chart           Page 8 

 

Revenue Overview              Page 9 

 

Expenditure Overview         Page 15 

 

Spending by Department    Page 19 

 

Department Descriptions    Page 20 

 

Headcount Summary          Page 22 
 
Capital Improvement Plan   Page 25  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

background image

2018 Budget Guide 

Page 2 

 

Budget Process 

 
The City of Reading's government  is  organized according to a Home Rule Charter  adopted in 
1996. Reading uses a mayor-council form of government with eight elected officials. 
 
The Mayor holds the executive, administrative and law enforcement powers of City government 
and is responsible for its daily operations. Legislative powers are held by City Council with six 
members elected by geographic district and a Council President selected by city wide election. 
The  City Auditor,  who is also selected through city  wide election, has oversight of City 
government finances independent of the Mayor and Council.  
 
Subject to City Council approval, the Mayor appoints a Managing Director who is the chief 
administrative officer. The Managing Director supervises the following departments: 
 
Administrative Services (Finance, HR, IT) 

Community Development 

Fire and Rescue Services 

Police  

Public Works

 
Subject to Council approval, the Mayor also appoints the City Solicitor who is the head of the 
Law Department. The City’s annual budget allocates money to these departments and other parts 
of City government, including the Reading Public Library, the Board of Ethics, the Charter Board 
and the Human Relations Commission. 
 
Budget process: Executive Branch responsibilities 
 
According to the City’s Charter, the Mayor prepares and presents to City Council an annual budget 
that is “a complete financial plan of all City funds and activities for the ensuing fiscal year

1

.” The 

Mayor also submits to Council a Capital Improvement Program with the proposed projects for the 
next year and a budget message that explains the proposed budget.  According to the City's 
charter, the Mayor must submit these items to City Council at least 90 days before the start of the 
next year. 
 
While the charter assigns these duties to the Mayor, he or she is supported by others in the 
Executive branch. Department directors submit their proposed budgets to the Managing Director 
and Director of Administrative Services for review, adjustment and consolidation into one 
document. They are also responsible for projecting the amount and types of revenue that will be 
available to fund government spending the next year. The budget  calendar on the next page 
shows this process in more detail. 
 

 

                                                           

1

 Article IV, Section 904. Reading’s fiscal year follows the calendar year.  

background image

2018 Budget Guide 

Page 3 

 

Budget Calendar 

 

Date 

Event 

June 

Department directors submit strategic plan documents to the Managing 
Director (MD) 

Mid-July 

Department directors submit budget documents to the MD and Administrative 
Services Director (ASD) 

July - September 

ASD and staff prepare projections of tax and non-departmental revenues. 
Department directors prepare projections for revenues related to their 
operations 

Mid-July through 
Mid-August 

MD and ASD review department budgets with department directors 

Mid-August 

MD and Community Development Director present Community Development 
Block Grant (CDBG) action plan to the City Council Finance Committee 

September 

Revenue estimation committee meets to discuss projections for major tax 
revenues. Committee includes City Council members and City Auditor 

September 

MD and ASD amend department budgets and compile them into a 
comprehensive expenditure budget reflecting Mayor's strategic priorities 

October 1 

Mayor submits budget, Capital Plan and budget message to Council 

 
Once City Council receives information from the Administration, the City Council Clerk prepares 
a budget summary for publication in a newspaper of general circulation. City Council holds a 
public hearing on the operating budget 15-30 days after the publication of that summary and a 
separate public hearing on the Capital Program. 
 
During October and early November, Council’s Committee of the Whole holds public meetings 
with the Managing Director, Administrative Services Director and any relevant department staff to 
review the proposed budget. The City Auditor participates in those meetings and prepares non-
binding recommendations for Council’s consideration according to the Home Rule Charter. 
 
Council generally concludes its budget review in early November and votes to approve or reject 
the budget  and Capital Program  around Thanksgiving. In addition to the budget itself, Council 
votes on ordinances setting the Capital Program, the major tax rates for the next year and the 
number of positions by department. 
 
If Council does not adopt a budget by December 15, then the Mayor’s original proposed budget 
becomes the official budget for the next year. According to the City Charter, “in any year following 
a municipal election year the Council may, within forty-five (45) days after the start of the fiscal 
year, revise the budget and tax levies adopted by the previous Council.”

2

 

                                                           

2

 Article IX, Section 906. 

background image

2018 Budget Guide 

Page 4 

 

Act 47’s Impact on the Budget 

 
In November 2009, the Secretary of Pennsylvania’s Department of Community and Economic 
Development (DCED) designated Reading as a distressed municipality according to the criteria 
in the Municipalities Financial Recovery Act (Act 47 of 1987). At the request of then Mayor 
Thomas McMahon, DCED reviewed the City’s financial performance and found that its spending 
exceeded its revenues by a large enough margin and for a long enough period that the City should 
be placed under Commonwealth oversight. 
 
The Secretary then appointed Public Financial Management (PFM) as the City’s “Recovery 
Coordinator.” PFM is responsible for developing multi-year financial and strategic “Recovery 
Plans” to help bring City government's finances back into balance and move it toward true long 
term financial recovery. City Council adopted the first Recovery Plan in 2009 and an Amended 
Recovery Plan in 2014. 
 
The  2014  Amended Recovery Plan has a provision that allows the City of Reading to seek 
approval from the Berks County Court of Common Pleas to levy an earned income (or wage) tax 
on commuters who work in Reading but live elsewhere. Pennsylvania local governments 
generally can only tax the income of their own residents. Act 47 municipalities like Reading can 
use this commuter tax for a limited period of time subject to the limits in Pennsylvania law, the 
provisions in their Recovery Plan and County Court approval. 
 
The City’s 2018 budget has a 0.3 percent commuter tax – 0.1 percent for City operations and 0.2 
percent for capital improvements  –  as provided in the 2014 Amended Recovery Plan. Most 
commuters will pay a total earned income tax of 1.3 percent in 2018, with 1.0 percent going to 
their home municipality and 0.3 to the City of Reading. 
 
According to Act 47, the Amended Recovery Plan sets the maximum amounts that the City can 
spend  each year  on total compensation for the employees in each labor union and those 
employees who are not represented by a union.  These maximum allocations apply to  the 
employees’  salaries, any other forms of cash compensation and the City’s share of employee 
health insurance costs. Employee compensation is  determined through collective bargaining 
between the City and its labor unions, and those negotiations are also subject to the Amended 
Recovery Plan’s limits.  
 
In October 2014, the Pennsylvania General Assembly amended Act 47 to add the following 
budget related deadlines for Act 47 communities.  

 

Deadline 

Required action 

120 days before 
year end 

The City begins developing a budget that complies with the Recovery Plan 

75 days before 
year end 

The Mayor submits a budget to the Recovery Coordinator for review 

45 days before 
year end 

Recovery Coordinator returns the budget to the City with any modifications 
necessary to comply with the Recovery Plan 

30 days after 
budget passage 

The Recovery Coordinator notifies DCED whether the City has adopted a 
budget that complies with the Recovery Plan 

background image

2018 Budget Guide 

Page 5 

 

 

Budget Building Blocks: Funds and Accounts 

 

The City’s budget is separated into funds according to generally accepted accounting principles. 
Each fund should have at least the same amount of revenue as expenditures each year.  The 
difference between revenues and expenditures in a fund is its “annual result.”  If revenues exceed 
expenditures, then the positive annual result is a surplus. If expenditures exceed revenues, then 
the negative annual result is a deficit. 
 
The City Charter requires the Mayor to submit a balanced budget  where “total proposed 
expenditures shall not exceed the total estimated income.”

3

 City ordinances describe that goal in 

more detail as follows 
 
 
 
 
 
 
 
 
Each line in the budget starts with a numeric code that tells the reader which fund is used and 
which City department is responsible for the item. Here are examples of revenue account codes 
(property tax) and expenditure account codes (salaries). 
 

Fund 

Dept 

Division 

Object 

Complete Code 

Account Name 

Amount 

01 

00 

00 

3010 

01-00-00-3010 

Property Tax Current Year 

$21,533,400 

20 

00 

00 

3010 

20-00-00-3010 

Property Tax Shade Tree Fund 

$251,560 

01 

02 

09 

4000 

01-02-09-4000 

Mayor’s Office Salaries 

$158,800 

20 

07 

02 

4000 

20-07-02-4000 

Shade Tree Fund Salaries 

$46,300 

 
The City’s 2018 operating budget has nine funds, and the largest is the General Fund. The City 
uses the General Fund to track revenues and expenditures related to several  of  its daily 
operations – police patrol, fire suppression, street cleaning, code enforcement, etc. The General 
Fund also contains most of the revenues and expenditures that the City uses for its own 
administrative needs – payroll, purchasing, human resources, etc. The General Fund is discussed 
in more detail later in this guide. 
 

 

                                                           

3

 Article IX, Section 904.

 

The City’s objective is to achieve and maintain a structurally balanced budget in all funds such that 
recurring revenues fund recurring expenditures. The  City shall maintain a reserve containing a 
minimum of 20% of regular general fund operating expenditures

 based on the annual General Fund 

budget of City or a minimum of $22,000,000 whichever is higher… 

background image

2018 Budget Guide 

Page 6 

 

Shade Tree Fund (20) 
 
The City levies a  0.2-mill real estate tax to maintain  trees, 
bushes and shrubs on publicly owned properties.  That 
revenue and its use are tracked in this special revenue fund. 
 
Capital Improvement Fund (34) 
 
As required in the City’s Amended Recovery Plan, a portion of 
the earned income tax on residents and commuters is set 
aside to fund capital projects in this fund. These projects 
involve the purchase, construction, replacement or 
rehabilitation of infrastructure (roads, bridges, buildings) or 
other assets that meet the City’s definition for capital projects 
except for the large sewer treatment plant construction project, 
which is paid by the Sewer Fund. 
 
Liquid Fuels Fund (35) 
 
The Commonwealth of Pennsylvania collects revenue from the state sales tax on motor fuel and 
then distributes a portion of that revenue to eligible municipalities, like Reading. The City holds 
that revenue in this special revenue fund and then uses it for street paving, ice and snow removal 
and related activities. 
 
Water Fund (50) 
 
Reading’s primary water supply sits eight miles north of the City at Lake Ontelaunee. City 
government owns a system for collecting, purifying, pumping and distributing water to Reading 
residents, businesses and other property owners. The City government leases that system to the 
Reading Area Water Authority (RAWA) and  uses this  enterprise  fund  to track financial activity 
related to the system, including RAWA’s annual lease payment. 
 
Self-Insurance Fund (52) 
 
The City is self-insured for worker’s compensation, general liability and property damage. The 
City transfers money from other funds to this Self-Insurance Fund and then pays insurance claims 
out of it. Since most operations are supported by the General Fund, that fund makes the largest 
contribution to the Self-Insurance Fund. The City is also self-insured for active and retired 
employee health insurance, but those expenditures are tracked primarily in the General Fund or 
wherever the employee’s salary is or was budgeted. 
 
Sewer and Sewer Retail Funds (54 and 55) 
 
The City government owns and operates a wastewater treatment plant on Fritz Island which is 
designed to treat 28.5 million gallons of sewage per day originating from Reading and 11 other 
municipalities.  Four pumping stations (three in the City, one near West Reading) support the 
treatment plant. City government uses these enterprise funds to track financial activity related to 
that system. The fund’s primary source of revenue is sewer treatment fees paid by residents, 
businesses and other property owners. Starting in 2016, the City uses the Sewer Fund (54) to 
track activity related to the wastewater treatment plant, including the major reconstruction project, 
and the Sewer Retail Fund (55) to track activity related to City rate payers. 

Fund 

Account Name 

01 

General Fund 

20 

Shade Tree Fund 

34 

Capital Improvement Fund 

35 

Liquid Fuels Fund 

50 

Water Fund 

52 

Self-Insurance Fund 

54 

Sewer Fund 

55 

Sewer Retail Fund 

56 

Solid Waste Fund 

background image

2018 Budget Guide 

Page 7 

 

 
Solid Waste Fund (56) 
 
The City provides residents with curbside collection of recyclable materials and regulates curbside 
garbage collection. The City uses this enterprise fund to track financial activities related to that 
work. 
  
Along with showing the relevant fund, the budget account 
codes also show the department and division within City 
government that is responsible for the line item. This is 
especially useful on the expenditure side. 
 
The chart to the right  shows account codes for each 
department  in the General Fund and the  organizational 
chart on the next page shows the division codes within each 
department. 

Most of the City’s non-departmental 

expenditures are either debt service payments or fees paid 
to an organization that collects taxes on the City’s behalf. 
 
Modified accrual accounting 
 
The numbers in the City's General Fund budget are 
recorded using the modified accrual basis of accounting
 
This means the City records revenues when they are 
“available or measurable,” regardless of when the actual 
cash is collected. So, if the City receives cash in January 
2019 for a tax that was levied in November 2018, the City 
will record that money as revenue in 2018. The City 
generally records expenditures when they are incurred, 
regardless of when the actual cash payment is made.  
 
Separate of the budget, the City also monitors its cash flow 
position to ensure there is enough cash available to pay 
obligations when they are due. 

 

 

General Fund Department Codes

 

Dept 

Account Name 

01 

Office of the Mayor 

02 

City Council 

03 

City Auditor 

04 

Managing Director 

06 

Administrative Services 

07 

Public Works 

08 

Police 

09 

Fire 

10 

Community Development 

12 

Law 

13 

Library 

14 

Non-Departmental 

17 

Board of Ethics/Charter Board 

18 

Human Relations Commission 

background image

City of Reading Organizational Chart  2018

 

 

2018 Budget Guide 

Page 8

 

 

This organizational chart shows the departments and divisions within City government’s executive branch. The numbers in parentheses are the division codes 
used in the City’s budget account codes. 

 

Not Shown

Public Works functions outside General Fund

Board of Ethics (17) Shade Tree (Fund 20)

Solid Waste (Fund 56)

Charter Board (17)

Liquid Fuels (Fund 35)

Library (61)

Sewer Retail (Fund 54)

Sewer (Fund 55)

City Auditor

Traffic 

Engineering (24)

Administration 

(50)

City Garage (14)

Highways (52)

Parks (71)

Public Property 

(74)

Recreation (73)

Zoning (37)

Administration 

(32)

Purchasing (16)

Human

Resources (11)

Administration 

(31)

Crim inal 

Investigations (28)

Patrol (30)

Special Services 

(29)

Administration 

(39)

Planning (17)

Property 

Maintenance (36)

Trades & 

Mechanical (38)

EMS (35)

Preventive

Education (33)

Training (40)

Suppression 

(34)

Director's

Office (13)

Accounting & Fiscal 

Managem ent (18)

Citizens Service 

Center (19)

Information 

Technology (23)

Mayor

Managing

Director

Law Department

(i.e. City Solicitor)

Administrative 

Services

Community

Development

Fire

Police

Public Works

Human Relations

Commission

City Council

background image

Revenues: Where does City government get its money? 

 

 

2018 Budget Guide 

Page 9

 

 

Reading City government uses a mix of revenues to fund the services it provides, compensate its 
employees and pay its debt and other obligations.  Locally generated taxes account for more than 
half of the revenue in the General Fund, which is the City’s largest. Other funds, like the Sewer 
Fund or the Water Fund, rely more on user charges. This section describes the major sources of 
revenue in the City’s General Fund so the reader understands where City government gets its 
money, why it uses those sources and how much it expects to collect in 2018. 
 

General Fund Revenues by Category 

 

 

 

2016

4

 

Actual

 

2017 

Budget

 

2018 

Budget

 

2017 to 2018 

Variance ($)

 

2017 to 2018 

Variance (%)

 

Real Estate Taxes

 

23,725,437 

 

24,098,454 

 

24,208,460 

 

110,006 

 

0.5%

 

Act 511 Taxes

 

29,411,711 

 

28,340,000 

 

29,635,000 

 

1,295,000 

 

4.6%

 

Licenses, Permits and Fees

 

5,358,069 

 

5,482,300 

 

5,024,300 

 

(458,000)

 

-8.4%

 

Intergovernmental

 

7,835,107 

 

7,878,494 

 

7,466,870 

 

(411,624)

 

-5.2%

 

Charges for Service

 

5,325,490 

 

5,215,168 

 

5,069,230 

 

(145,938)

 

-2.8%

 

Interest and Rent

 

1,467,780 

 

1,436,000 

 

2,504,000 

 

1,068,000 

 

74.4%

 

Other Revenues

 

5,552,312 

 

5,529,500 

 

5,059,160 

 

(470,340)

 

-8.5%

 

Transfers

 

12,275,000 

 

12,275,000 

 

12,460,500 

 

185,500 

 

1.5%

 

Use of Unassigned Reserves

 

 

850,000 

 

1,250,000 

 

400,000 

 

47.1%

 

General Fund Total

 

90,950,905 

 

91,104,916 

 

92,677,520 

 

1,572,604 

 

1.7%

 

                                                           

4

 The 2016 figures used throughout this Guide are the unaudited results provided by the City during the quarterly 

financial reporting process. 

Real Estate 

Taxes

26%

Act 511 Taxes

32%

Licenses, 

Permits and 

Fees

5%

Intergovernmental

8%

Charges for 

Service

6%

Interest and 

Rent

3%

Other Revenues

6%

Transfers

13%

Use of Unassigned 

Reserves

1%

background image

2018 Budget Guide 

Page 10 

 

 
Real Estate Taxes

   

 

 

 

 

    

$24.2 million (26% of budget) 

 
The real estate tax is City government’s largest source of revenue. It represents about a quarter 
of all General Fund revenue.  Berks County determines the value of the land and buildings for 
each parcel of property in the City (i.e. “assessment”) and then the City sets the tax rate charged 
to the property owner (“millage”). The assessed value of a property may differ from its market 
value, which is what the property would be worth if the owner sold it. 
 
The City charges a millage rate of 
17.689 per $1,000 of assessed value 
including 0.2 mills for the Shade Tree 
Fund and 0.2 mills for the Reading 
Public Library. City tax payers also 
pay real estate taxes to Berks County 
and the Reading School District. The 
table to the right gives an example of 
how those millage rates translate into 
an annual tax bill. 
 
For 2018,  the City budgets $24.2 
million in real estate tax revenue in 
the General Fund,  including  $2.3 
million from prior years. Berks County 
collects current and prior year real 
estate tax revenues for the City.  
 

 

Act 511 Taxes

 

 

 

 

  

 

    

$29.6 million (32% of budget

 
Like most Pennsylvania cities, Reading uses the Commonwealth’s Local Tax Enabling Act (Act 
511 of 1965) to levy taxes on City residents and commuters who work in Reading but live 
elsewhere.

 

 

 

 

 

The largest of these taxes is the earned income tax (EIT). In 2018, City residents will pay a 3.6 
percent EIT with 1.5 percent going to the Reading School District, 1.9  percent  to  the City for 
operations and 0.2 percent to the City’s capital improvement fund for projects like large vehicle 
purchases and facility improvements.  Commuters who work in Reading but live outside the City 
will usually pay a 1.3 percent EIT with 1.0 percent going to their home municipality (usually split 
between local government and school district), 0.1  percent going to the City  of Reading  for 
operations and 0.2 percent to the City’s capital improvement fund. 
 
The City’s ability to tax commuters is tied to its status as a distressed municipality under Act 47 
oversight.

5

  The City has until the end of 2019 to exit Act 47 oversight successfully. To do so, the 

City needs to demonstrate it can balance its operating  budget without the revenue from the 
commuter tax.  Therefore the City started shifting a portion of the commuter tax from operations 
to the capital fund in 2016. 
 

                                                           

5

 Please see page 4 for more discussion on this point.

 

Sample Real Estate Tax calculation 

This is a sample real estate tax bill calculation  for a 
house assessed at $67,600 
 

  

Mills 

Taxes Due 

Berks County tax 

7.372 

$498 

Reading School District tax 

16.920 

$1,144 

Total City tax rate 

17.689 

$1,196 

Total tax rate/bill 

41.981 

$2,838 

background image

2018 Budget Guide 

Page 11 

 

Since Reading is a Home Rule community, City government has control over the resident EIT tax 
rate. It can change the tax rate without seeking court approval or relying on the additional taxing 
powers in Act 47.  
 

 

For 2018,  the City budgets $22.7  million in EIT revenue. That includes money collected from 
residents and commuters in current and prior years. 
 

 

Other taxes that the City levies under Pennsylvania Act 511 include: 
 

  The City levies a 3.5 percent real estate transfer tax  on the value of real estate 

transferred by deed, long-term lease or other arrangements. The Commonwealth adds 
1.0 percent and the Reading School District adds another 0.5 percent for a 5.0 percent 
total real estate transfer tax. The City budgets $3.4 million for this revenue in 2018, not 
including the additional amounts paid to the Commonwealth or School District. 
 

  The City levies a business privilege tax on the gross receipts of all entities engaged in 

commercial activities for gain or profit in Reading. The tax is 0.5 mills on wholesale 
businesses, 0.75 mills on retail businesses and 1.5 mills on other businesses.  The City 
budgets $2.0 million for this revenue in 2018. 
 

  The City levies a local services tax on anyone working in Reading who earns more than 

$12,000 per year

6

. Employers are required to collect the LST from all employees who work 

in Reading, regardless of where they live. The City budgets $1.3 million for this revenue 
in 2018.

 

 

  The City levies a $20 per capita tax on each City resident who is at least 18 years old. 

The Reading School District adds another $10 for a total annual per capita tax of $30. The 
City budgets $330,000 for this revenue in 2018. 
 

 
 
 

                                                           

6

 The total tax is $52 a year with $47 going to the City and $5 to the Reading School District.

 

Resident EIT Rate

 

  

City Tax for 

Operations 

City Tax 

for Capital 

RSD 

Tax 

Total 

Tax 

2014 

2.1% 

0.0% 

1.5% 

3.6% 

2015 

2.1% 

0.0% 

1.5% 

3.6% 

2016 

2.0% 

0.1% 

1.5% 

3.6% 

2017 

1.9% 

0.2% 

1.5% 

3.6% 

2018 

1.9% 

0.2% 

1.5% 

3.6% 

2019 

1.8% 

0.3% 

1.5% 

3.6% 

Commuter EIT Rate

 

  

City Tax for 

Operations 

City Tax 

for Capital 

Home 

Jurisdiction 

Tax 

Total 

Tax 

2014 

0.3% 

0.0% 

1.0% 

1.3% 

2015 

0.3% 

0.0% 

1.0% 

1.3% 

2016 

0.2% 

0.1% 

1.0% 

1.3% 

2017 

0.1% 

0.2% 

1.0% 

1.3% 

2018 

0.1% 

0.2% 

1.0% 

1.3% 

2019 

0.0% 

0.3% 

1.0% 

1.3% 

background image

2018 Budget Guide 

Page 12 

 

 
 

 

 

 

 

 

Licenses, Permits and Fees 

 

 

 

        

$5.0 million (5% of budget) 

City ordinances require businesses and individuals to take certain actions to ensure the health, 
safety and quality of life for their customers, residents and visitors to Reading. This includes 
securing the appropriate license or permit related to the activity and paying the associated fee. 
The City also levies fines for violations of the City’s traffic code and quality-of-life ordinances. This 
category contains the revenues from those fees and fines. 
 
The largest item in this category is the rental housing permit fees that landlords pay annually 
and account for $0.9 million in the 2018 budget. The second largest item is cable franchise fees 
which account for $0.9 million. The City budgets another $575,000  for traffic fines and non-
criminal violations of City code.  
 

Intergovernmental Revenue 

 

        

$7.5 million (8% of budget) 

 
The City receives grants and other financial aid from the federal, state and county governments. 
Usually this intergovernmental aid can only be used for a specific purpose. The largest item in 
this category is the $3.6  million in State pension aid  that the City receives from the 
Commonwealth to help pay its Minimum Municipal Obligations to the employee pension plans.  
The Commonwealth distributes this aid to local governments based on their eligible employee 
head count, the total amount of State revenue available and other factors.   
 

Service Charges 

 

        $5.1 million (5% of budget)

 

 
Similar to the license and permit fees, the City has other fees that charge the cost of providing a 
service to the individual or organization that directly benefits from it. The largest item in this 
category is the $2.9 million in emergency medical service (EMS) transport fees for people who 
use the City’s ambulance system.  The Service Charges category also includes fees charged to 
property owners for rental  property  inspections  ($650,000), the Borough of Kenhorst 
payment for City police coverage
 ($462,000), and an admissions tax of 5.0 percent on tickets 
for events at the Santander Arena, Santander Performing Arts Center and FirstEnergy Stadium 
($460,000). 

 
Interest and Rent 

 

        

$2.5 million (3% of budget)

 

 
City government leases its parking meters to the Reading Parking Authority’s (RPA). In addition 
to the lease, the RPA makes a supplemental contribution to the General Fund. The City budgeted 
a total of $1.9 million for both payments. As a separate municipal authority, the RPA manages 
and operates all public on-street (parking meters) and off-street (surface lots and garages) parking 
in Reading. 

Pennsylvania laws shape Reading’s tax policy 

 

Pennsylvania law limits the types of taxes Pennsylvania cities can use and, in some cases, the 
maximum rate they can charge.  For example, Reading is using the maximum tax rate allowed 
by state law for its local services and business privilege taxes. Pennsylvania law governs the 
City’s use of a commuter earned income tax and generally does not allow cities like Reading 
to use a sales tax. As a Home Rule municipality, Reading has more control over its resident 
earned income tax rate, real estate transfer tax and per capita tax. 

background image

2018 Budget Guide 

Page 13 

 

Other Revenues 

 

        

$5.1 million (5% of budget) 

 
This is a catch-all category for revenues not  grouped elsewhere. The largest item is the 
contributions that  employees make toward the premium costs of their health insurance 
coverage
, budgeted at $2.1 million. Employees make these premium contributions each month, 
separate from any copayments, coinsurance or deductibles that they pay when they receive 
medical care.  City government records the employee contributions as revenue and then records 
the health insurance claim costs as expenditures.

7

  This category also has $1.2  million to 

reimburse the General Fund for costs associated with the sewer system. 

 
Transfers into the General Fund 

         

$12.5 million (13% of budget) 

 
The City transfers money to the General Fund from other funds to support its daily operations. 
The largest item is the $9.5 million transfer from the Water Fund, which is a portion of RAWA’s 
lease payment to the City. The City also transfers $3.0 million from the Sewer Fund under the 
terms of a 2005 federal consent decree related to the wastewater treatment plant. 
 

Other Funds

 

 
The 2018 budget has eight funds in addition to the General Fund. Please see page 6 for a brief 
explanation of each fund and their major revenue sources. Please also note that the table below 
includes  money carried over  from prior years  since that is the City’s budgeting convention, 
even though that money is not revenue from a traditional accounting perspective. 
 

Revenues – All Budgeted Funds 

 

 

 

2016 

Actuals

 

2017 

Budget

 

2018 

Budget

 

2017 to 2018 

Variance ($)

 

2017 to 2018 
Variance (%)

 

Real Estate Taxes

 

23,725,437 

 

24,098,454 

 

24,208,460 

 

110,006 

 

0.5%

 

Act 511 Taxes

 

29,411,711 

 

28,340,000 

 

29,635,000 

 

1,295,000 

 

4.6%

 

Licenses, Permits and Fees

 

5,358,069 

 

5,482,300 

 

5,024,300 

 

(458,000)

 

-8.4%

 

Intergovernmental

 

7,835,107 

 

7,878,494 

 

7,466,870 

 

(411,624)

 

-5.2%

 

Charges for Service

 

5,325,490 

 

5,215,168 

 

5,069,230 

 

(145,938)

 

-2.8%

 

Interest and Rent

 

1,467,780 

 

1,436,000 

 

2,504,000 

 

1,068,000 

 

74.4%

 

Other Revenues

 

5,552,312 

 

5,529,500 

 

5,059,160 

 

(470,340)

 

-8.5%

 

Transfers

 

12,275,000 

 

12,275,000 

 

12,460,500 

 

185,500 

 

1.5%

 

Carryover from prior year

 

 

850,000 

 

1,250,000 

 

400,000 

 

47.1%

 

General Fund Total

 

90,950,905 

 

91,104,916 

 

92,677,520 

 

1,572,604 

 

1.7%

 

Shade Tree Fund

 

285,466 

 

251,923 

 

276,560 

 

24,637 

 

9.8%

 

Liquid Fuels Fund

 

1,947,230 

 

2,551,500 

 

3,955,000 

 

1,403,500 

 

55.0%

 

Water Fund

 

11,927,679 

 

11,812,997 

 

12,053,630 

 

240,633 

 

2.0%

 

Self-Insurance Fund

 

3,215,490 

 

3,785,013 

 

3,791,406 

 

6,393 

 

0.2%

 

                                                           

7

 Please see page 16 for more discussion of the City’s fringe benefit costs.

 

background image

2018 Budget Guide 

Page 14 

 

 

 

2016 

Actuals

 

2017 

Budget

 

2018 

Budget

 

2017 to 2018 

Variance ($)

 

2017 to 2018 
Variance (%)

 

Sewer Fund

8

 

18,074,429 

 

25,981,880 

 

26,841,970 

 

860,090 

 

3.3%

 

Sewer Retail Fund

 

23,793,938 

 

23,066,430 

 

25,053,770 

 

1,987,340 

 

8.6%

 

Recycling/Trash Fund

 

7,267,505 

 

6,199,302 

 

6,183,820 

 

(15,482)

 

-0.2%

 

Capital Fund 

2,574,694  

3,365,527  

4,444,160  

1,078,633  

32.0% 

Total Revenues

 

160,037,337 

 

168,119,488 

 

175,277,836 

 

7,158,348 

 

4.3%

 

 

                                                           

8

 This total excludes proceeds from the PENNVEST loan ($51.3 million in 2018), which the City records as revenue in 

this fund.

 

background image

Expenditures: How does City government spend its money? 

 

 

2018 Budget Guide 

Page 15

 

 

Reading’s City government  is responsible for public safety, public works and community 
development functions that touch the  lives of Reading residents, business owners, commuters 
and visitors every day. City government is responsible for collecting and managing the money 
that fund these services in accordance with Pennsylvania law, City ordinances and resident 
preferences.  And City government has internally focused functions, like human resources  and 
purchasing, that are integral to most large organizations. 
 
By its nature, City government is labor intensive, especially for the operations supported by the 
General Fund. Therefore Reading, like many other cities, makes most of its General Fund 
expenditures  on the employees who deliver municipal services. Personnel expenditures cover 
employee salaries and wages and other forms of cash compensation, like overtime. They also 
cover  employee  benefits, like employer-provided health insurance or the City government’s 
annual contribution to the three employee pension plans. 
 
This section describes the major expenditure categories in the City’s General Fund so the reader 
can understand how the City spends the money it collects and how much it expects to spend in 
2018. This section first describes the City’s expenditures by category, cutting across departmental 
boundaries. The next takes a closer look at the department by department allocation. 
 

General Fund Expenditures by Category 

 

 

 

 

Salaries

29%

Pension

18%

Fringe Benefits

17%

Overtime

3%

Premium Pay

1%

Other Personnel

3%

Debt Service

13%

Utilities, Supplies 

& Maintenance

5%

Contracted 

Services

4%

Other (including IT 

support)

4%

Contingency

0%

Transfers

3%

background image

2018 Budget Guide 

Page 16 

 

 

2016 

Actual 

2017 

Budget 

2018 

Budget 

2017 to 

2018 

Variance 

($) 

2017 to 

2018 

Variance 

(%) 

Salaries 

26,379,774 

27,175,897 

27,336,160 

160,263 

0.6% 

Pension 

14,232,924 

14,885,760 

17,064,150 

2,178,390 

14.6% 

Fringe Benefits 

13,435,858 

14,834,469 

15,554,477 

720,008 

4.9% 

Overtime 

3,479,880 

2,934,520 

2,952,100 

17,580 

0.6% 

Premium Pay 

936,433 

990,713 

981,117 

(9,596) 

-1.0% 

Other Personnel 

2,009,934 

2,492,118 

2,538,410 

46,292 

1.9% 

Debt Service 

18,840,171 

12,065,128 

11,712,390 

(352,738) 

-2.9% 

Utilities, Supplies & Maintenance 

3,608,290 

5,031,708 

4,520,360 

(511,348) 

-10.2% 

Contracted Services 

3,410,190 

3,785,699 

3,809,300 

23,601 

0.6% 

Other (including IT support) 

2,762,631 

4,445,338 

3,696,103 

(749,235) 

-16.9% 

Contingency 

181,646 

160,594 

(21,052) 

-11.6% 

Transfers 

3,036,045 

2,281,920 

2,352,359 

70,439 

3.1% 

Total General Fund 

92,132,129 

91,104,916 

92,677,520 

1,572,604 

1.7% 

 
Cash Compensation for Full-Time Employees 

         

$31.3 million (34% of budget)

 

 
The  first six categories in the table above are related to employee compensation at a total 
budgeted cost of $66.4  million  in 2018.  Salaries  for full-time employees account for about 29 
percent of total General Fund expenditures. Other forms of cash compensation include payments 
for working overtime  ($3.0  million)  and  premium payments  for working holidays or longevity 
($1.0 million). 
 

City Pension Contribution 

         $17.1 million (18% of budget)

 

 
The City has three employee pension plans – one for police, one for firefighters and one for all 
other employees. By Pennsylvania law the City is required to make annual contributions to those 
plans, which are calculated by the City and reviewed by an external actuary.  The City’s 
contribution is based on the actuary’s biennial review of the pension plans’ assets, liabilities and 
other factors that determine plan funding levels.  The $17.1 million pension contribution budgeted 
in the General Fund for 2018 is the City’s full contribution to the police and fire plans and most of 
the contribution for the non-uniformed employees. Other funds, like the sewer fund, cover the rest 
of the non-uniformed employee plan contribution.  
  

Fringe Benefits 

         $15.6 million (17% of budget)

 

 
City government  provides  medical, prescription drug, dental, vision and life insurance 
coverage to its current employees.
 The City and its employees share the premium costs for 
medical and prescription drug coverage, with the City paying the majority of those costs. 
Employees usually pay the full premium costs for dental and vision coverage and then may pay 
other costs through copayments, coinsurance or deductibles when they receive medical care.  

background image

2018 Budget Guide 

Page 17 

 

 
The City also provides medical and prescription drug coverage for retired employees and 
their spouses until they reach age 65 and are eligible for Medicare. Retired employees may also 
share the premium costs associated with their insurance coverage depending on their date of 
retirement and the terms of their collective bargaining agreements. 
 
The City is self-insured so it pays the actual cost of claims until the cost of a single illness or injury 
reaches $150,000 at which point the City has additional “stop loss” coverage. If the total claim 
costs are higher than budgeted for the year, then the City may spend more than the $15.6 million 
budgeted in the General Fund. If total claim costs are lower than budgeted for the year, then the 
City may spend less than $15.6 million.   
 
The City budgets the full cost of these benefits for active and  retired employees, including the 
employee’s portion. Then the City records the employee premium contributions as revenue in the 
General Fund. 
 

Other Personnel Costs 

             $2.5 million (3% of budget)

 

 
This is mostly the City’s share of federal payroll taxes or wages for temporary, seasonal or part-
time employees. 
 

Debt Service 

         $11.7 million (13% of budget)

 

 
The City budgets $11.7 million in the General Fund to make principal and interest payments on 
its debt. The City budgets another $14.4  million in its Sewer and Sewer Retail Funds to repay 
debt related to that system and the wastewater treatment plant project.  
 

Utilities, Supplies and Maintenance 

             $4.5 million (5% of budget)

 

 
The largest individual line items in this category cover the City’s spending on street lighting ($1.2 
million),  telephones  ($456,000),  light and power  at City facilities ($474,000 combined) and 
motor vehicle gasoline ($383,000 combined). This category also includes several smaller line 
items for supplies, maintenance agreements or repairs. 
 

Contracted Services 

             $3.8 million (4% of budget)

 

 
This category covers many of the  arrangements where the City pays another organization to 
provide service under a contractual agreement. The largest subset of these contracts are with tax 
collection agencies 
that collect earned income, business privilege and other taxes on behalf of 
the City ($609,000). Other large items in this category include Public Works’ contracts for building 
repairs
 ($585,000), the City’s contribution to the Reading Recreation Commission ($500,000), 
and Police’s telecommunication contracts ($278,000). 
 

Other Operating Expenses 

             $3.7 million (4% of budget)

 

 
This is a catch-all category for expenditures not grouped elsewhere. The largest individual items 
are  an allocation for sidewalk improvement  ($440,000), the contribution to the Reading 
Public Library
  ($362,000) and information technology machinery and equipment 
($236,000).  
 

background image

2018 Budget Guide 

Page 18 

 

Transfers out of the General Fund 

          

   $2.4 million (3% of budget)

 

 
Just as the City transfers money into the General Fund from other funds to support its daily 
operations, the opposite is also true. The largest item in this category is the transfer to the Self-
Insurance Fund
  where the City pays claims for worker’s compensation, general liability and 
property damage.  
 
In 2015,  the City built a $2.3 million  contingency  into its budget to handle any unanticipated 
shortfalls. The 2017 and 2018 budget have a small one, $182,000 and $161,000 respectively. 
 

Other Funds

 

 
The 2018 budget has eight funds in addition to the General Fund. Please see page

 

6

 

for a brief 

explanation of each fund and their major expenditures. 
 

Expenditures – All Budgeted Funds 

 

 

 

2016 Actual

 

2017 Budget

 

2018 Budget

 

2017 to 2018 

Variance ($)

 

2017 to 2018 

Variance (%)

 

Salaries

 

26,379,774 

 

27,175,897 

 

27,336,160 

 

160,263 

 

0.6%

 

Pension

 

14,232,924 

 

14,885,760 

 

17,064,150 

 

2,178,390 

 

14.6%

 

Fringe Benefits

 

13,435,858 

 

14,834,469 

 

15,554,477 

 

720,008 

 

4.9%

 

Overtime

 

3,479,880 

 

2,934,520 

 

2,952,100 

 

17,580 

 

0.6%

 

Premium Pay

 

936,433 

 

990,713 

 

981,117 

 

(9,596)

 

-1.0%

 

Other Personnel

 

2,009,934 

 

2,492,118 

 

2,538,410 

 

46,292 

 

1.9%

 

Debt Service

 

18,840,171 

 

12,065,128 

 

11,712,390 

 

(352,738)

 

-2.9%

 

Utilities, Supplies & Maintenance

 

3,608,290 

 

5,031,708 

 

4,520,360 

 

(511,348)

 

-10.2%

 

Contracted Services

 

3,410,190 

 

3,785,699 

 

3,809,300 

 

23,601 

 

0.6%

 

Other (including IT support)

 

2,762,631 

 

4,445,338 

 

3,696,103 

 

(749,235)

 

-16.9%

 

Contingency

 

 

181,646 

 

160,594 

 

(21,052)

 

-11.6%

 

Transfers

 

3,036,045 

 

2,281,920 

 

2,352,359 

 

70,439 

 

3.1%

 

General Fund

 

92,132,129 

 

91,104,916 

 

92,677,520 

 

1,572,604 

 

1.7%

 

Shade Tree Fund

 

446,166 

 

251,923 

 

276,560 

 

24,637 

 

8.9%

 

Liquid Fuels Fund

 

518,522 

 

2,551,500 

 

3,955,000 

 

1,403,500 

 

35.5%

 

Water Fund

 

12,549,440 

 

11,812,997 

 

12,053,630 

 

240,633 

 

2.0%

 

Self-Insurance Fund

 

3,401,115 

 

3,785,013 

 

3,791,406 

 

6,393 

 

0.2%

 

Sewer Fund

9

 

19,943,364 

 

28,665,280 

 

29,494,870 

 

829,590 

 

2.8%

 

Sewer Retail Fund

 

12,587,677 

 

23,066,430 

 

25,053,770 

 

1,987,340 

 

7.9%

 

Recycling/Trash Fund

 

5,883,959 

 

6,199,302 

 

6,183,820 

 

(15,482)

 

-0.3%

 

Capital Fund

 

1,258,421 

 

3,365,527 

 

4,444,160 

 

1,078,633 

 

24.3%

 

Total Expenditures

 

$148,720,795

 

$170,802,888

 

$177,930,736

 

$7,127,848

 

4.0%

 

                                                           

9

 This total excludes the construction costs associated with the new sewer treatment plant ($51.3 million in 2018). 

background image

2018 Budget Guide 

Page 19 

 

Spending by Department

10

 

 
Public safety accounts for the majority of Reading City government’s  spending in its General 
Fund, as it does in most Pennsylvania cities. The Police Department has the largest budget within 
the General Fund at $36.8 million and the Fire Department, which includes ambulance service, is 
next with $19.4 million. Public Works has $8.6 million in the General Fund, excluding much larger 
amounts allocated for sewer and waste water treatment in other funds.  The Non-Departmental 
category shown below is mostly the City’s debt service and interfund transfers. 
 

General Fund Expenditures by Department 

 

 

Note: Spending on the following units is combined in “Other” for graphic illustration purposes – 
Managing Director, City Council, Office of the Mayor, Human Relations Commission, City Auditor, 
Board of Ethics and Charter Board. 
 

                                                           

10

 The 2018 budget allocates information technology costs to the departments that use those services, which is reflected 

in the graph below and throughout this document. Other City documents may show IT costs grouped together within 
the Department of Administrative Services, which would make the budget for Administrative Services larger and the 
budgets for other departments smaller.  

Police

40%

Fire and 

Rescue 

Services

21%

Non-

Departmental

18%

Public Works

9%

Community 

Development

5%

Administrative 

Services

3%

Library

1%

Law

1%

Other

2%

background image

2018 Budget Guide 

Page 20 

 

General Fund Expenditures by Department 

 

 

2017 

Budget

 

2018 

Budget

 

Variance 

($)

 

Variance 

(%)

 

Police

 

35,756,412 

 

36,793,598 

 

1,037,186 

 

2.9%

 

Fire and Rescue Services

 

18,270,556 

 

19,414,379 

 

1,143,823 

 

6.3%

 

Non-Departmental

 

16,429,208 

 

16,322,592 

 

(106,616)

 

-0.6%

 

Public Works

 

8,229,473 

 

8,635,276 

 

405,803 

 

4.9%

 

Community Development

 

5,681,306 

 

5,000,680 

 

(680,626)

 

-12.0%

 

Administrative Services

 

2,951,978 

 

2,828,131 

 

(123,847)

 

-4.2%

 

Library

 

1,062,078 

 

864,750 

 

(197,328)

 

-18.6%

 

Law

 

903,940 

 

938,560 

 

34,620 

 

3.8%

 

Managing Director

 

478,939 

 

484,154 

 

5,215 

 

1.1%

 

City Council

 

430,460 

 

507,150 

 

76,690 

 

17.8%

 

Office of the Mayor

 

430,073 

 

413,300 

 

(16,773)

 

-3.9%

 

Human Relations Commission

 

227,921 

 

231,980 

 

4,059 

 

1.8%

 

City Auditor

 

192,572 

 

195,470 

 

2,898 

 

1.5%

 

Board of Ethics/Charter Board

 

60,000 

 

47,500 

 

(12,500)

 

-20.8%

 

General Fund Total

 

91,104,916

 

92,677,520

 

1,572,604 

 

1.7%

 

 
Within the General Fund, City government is divided into five operating departments that report 
to the Managing Director who reports to the Mayor. The responsibilities of those operating 
departments are briefly described below.  

 

 
Police 

         $36.8 million (40% of budget)

 

 
The Reading Police Department handles law enforcement responsibilities such as patrol, criminal 
investigation and emergency dispatch for police-related calls. The Department also oversees the 
part-time school crossing guards.  

 

Fire and Rescue services 

         $19.4 million (21% of budget)

 

 
The  Reading  Fire and Rescue Services Department  is responsible for fire suppression,  fire 
prevention, special rescue and emergency medical services. In addition to fire and EMS calls, the 
Department responds to incidents involving hazardous materials and motor vehicle accidents.  
 

Public Works (Operations) 

             $8.6 million (9% of budget)

 

 
The Public Works Department has four divisions – Operations, Wastewater, Utilities and Solid 
Waste. Only the Operations Division budget is in the General Fund. Operations handles repair 
and maintenance for the buildings, streets, bridges, parks and other public spaces owned by City 
government. It also has the municipal garage for City government’s vehicles. 

 
 

background image

2018 Budget Guide 

Page 21 

 

Community Development 

             $5.0 million (5% of budget)

 

 
Community Development works to  ensure the City’s business owners, landlords and residents 
maintain their properties  in accordance with  community and legal guidelines. This includes 
zoning, code enforcement, land use planning, historical preservation, rental housing inspection, 
building plan review and trade licensing functions. The Department also promotes economic and 
community  development in Reading and oversees City government’s use of  its  federal 
Community Development Block Grant (CDBG) funding. 

 

Administrative Services 

             $2.8 million (3% of budget)

 

 
The Department of Administrative Services manages the City’s finances (budgeting, accounting 
and treasury functions), purchasing, human resources and information technology. The 
Department also manages the Citizens Service Center that is the primary means for handling 
citizen inquiries related to issues other than public safety.  
 
In addition to these operating departments, 

City Council 

holds the legislative powers of the City 

and the 

City Auditor 

has oversight of City government finances independent of the Mayor and 

Council. Led by the City Solicitor, the 

Law Department 

provides legal services for the Mayor, City 

Council and the operating departments.   
 
The 

Reading Public Library 

is governed by a Board of Directors with the  City government, 

County government and the Reading Public Library Corporation each appointing five members. 
The Reading Public Library is part of the larger Berks County Public Library System and has its 
own budget separate of City government. While the Library  Board oversees day-to-day 
operations, City government owns the four library facilities and employs 10 of the employees at 
the Reading Public Library. 
 
Please see page 8 for an organizational chart of City Government. 
 

background image

Head count: How many full-time positions does the City government have? 

 

2018 Budget Guide 

Page 22

 

 

The tables below show the total number of budgeted full-time positions in each department since 2012  according to the position 
ordinances passed each year.  Some positions are  listed within the General Fund, but another fund actually pays the employee’s 
compensation. The City also has part-time positions not shown here. 

General Fund Division

 

2013 

Full-time

 

2014 

Full-time

 

2015 

Full-time

 

2016 

Full-time

11

 

2017 

Full-time

 

2018 

Full-time

 

Office of the Mayor

12

 

4

 

4

 

4

 

4

 

4

 

4

 

City Council 

3

 

3

 

3

 

3

 

3

 

3

 

City Auditor 

2

 

2

 

2

 

2

 

2

 

2

 

Managing Director 

3

 

3

 

3

 

3

 

2

 

2

 

Human Relations Commission 

3

 

2

 

3

 

2

 

2

 

2

 

Solicitor 

6

 

6

 

6

 

6

 

6

 

6

 

Director of Administrative Services 

4

 

4

 

4

 

4

 

4

 

3

 

Accounting 

7

 

8

 

5

 

5

 

5

 

6

 

Citizens Service Center 

10

 

11

 

10

 

10

 

10

 

10

 

Information Technology 

9

 

9

 

9

 

9

 

9

 

9

 

Human Resources 

4

 

4

 

7

 

7

 

7

 

7

 

Mailroom 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

Purchasing 

1

 

1

 

1

 

1

 

1

 

1

 

Administrative Services subtotal 

35

 

37

 

36

 

36

 

36

 

36

 

Public Works Administration 

2

 

4

 

5

 

8

 

8

 

7

 

Garage 

8

 

10

 

10

 

10

 

10

 

10

 

Engineering 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

Highways 

17

 

16

 

15

 

15

 

15

 

15

 

Parks 

9

 

8

 

8

 

6

 

6

 

6

 

Public Property 

5

 

7

 

7

 

7

 

6

 

7

 

Recreation 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

Public Works subtotal (General Fund only) 

41

 

45

 

45

 

46

 

45

 

45

 

                                                           

11

 The 2016 position count comes from the amended ordinance adopted in early 2016. 

12

 One of the four positions was not funded in 2015.

 

background image

2018 Budget Guide 

Page 23 

 

General Fund Division

 

2013 

Full-time

 

2014 

Full-time

 

2015 

Full-time

 

2016 

Full-time

11

 

2017 

Full-time

 

2018 

Full-time

 

Police - Criminal Investigations 

30

 

29

 

30

 

30

 

30

 

30

 

Police - Special Services 

30

 

29

 

29

 

29

 

29

 

29

 

Police – Patrol 

131

 

133

 

132

 

132

 

132

 

132

 

Police – Administration 

3

 

3

 

3

 

3

 

4

 

4

 

Police subtotal 

194

 

194

 

194

 

194

 

195

 

195

 

Fire Administration 

7

 

7

 

7

 

7

 

7

 

7

 

Fire Special Services (Preventive Education) 

4

 

4

 

4

 

4

 

4

 

4

 

Fire Training 

1

 

1

 

1

 

1

 

1

 

1

 

Fire Suppression 

89

 

109

 

100

 

92

 

92

 

92

 

Fire EMS 

31

 

31

 

32

 

33

 

33

 

33

 

Fire subtotal 

132

 

152

 

144

 

137

 

137

 

137

 

Community Development Administration 

2

 

2

 

3

 

3

 

2

 

2

 

Planning 

1

 

1

 

1

 

0

 

0

 

0

 

Property Maintenance 

32

 

32

 

28

 

28

 

28

 

28

 

Trades 

7

 

7

 

8

 

8

 

8

 

8

 

Zoning 

4

 

4

 

4

 

5

 

5

 

5

 

Community Development subtotal 

46

 

46

 

44

 

44

 

43

 

43

 

Library 

10

 

10

 

10

 

10

 

10

 

10

 

Total General Fund 

479

 

504

 

494

 

487

 

485

 

485

 

background image

2018 Budget Guide 

Page 24 

 

Other Funds 

Fund 

2013 

Full-time 

2014 

Full-time 

2015 

Full-time 

2016 

Full-time

13

 

2017 

Full-time 

2018 

Full-time

 

Community Development – HUD Funded 

Shade Tree Fund

 

2

 

2

 

2

 

2

 

2

 

2

 

Self-Insurance Fund

 

1

 

1

 

1

 

1

 

1

 

1

 

Sewers

 

21

 

18

 

19

 

19

 

19

 

19

 

Wastewater Treatment Plant

 

47

 

45

 

44

 

44

 

44

 

44

 

Recycling & Trash

 

17

 

19

 

18

 

17

 

17

 

18

 

Water

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

Capital Fund

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

0

 

Total Other Funds

 

95 

92 

90 

87 

87 

88 

 

  

  

  

  

  

 

ALL FUNDS 

574 

596 

584 

574 

572 

573 

                                                           

13

 The 2016 position count comes from the amended ordinance adopted in early 2016. 

background image

Five-year Capital Improvement Plan (CIP) 

 

2018 Budget Guide 

Page 25

 

 

In 2015 the City began using a more formal process to identify and prioritize projects involving the purchase, construction, replacement 
or rehabilitation of infrastructure (e.g. roads, bridges, buildings), large vehicles or other assets that meet the City’s definition for capital 
projects. The list below shows projects tentatively scheduled through 2022 with the estimated annual expenditure for each one over 
the next five years. The Administration prepares this five-year list of capital projects and City Council approves it by ordinance during 
the budget process each year. The projects and annual allocations are subject to amendment. 

Project 

Fund Requesting Project 

Total Budget 

2018 

2019 

2020 

2021 

2022 

Public Works 

 

 

 

 

 

 

 

Traffic light Project - "Green light Go" 

Public Works -Traffic 
Engineering 

$211,160  

$211,160  

 

 

 

 

Mower with Broom & Plow 

Public Works - Parks 

$50,000  

$50,000  

 

 

 

 

Ford F350 with V Plow for Snow Plowing 

Public Works - Streets 

$55,000  

$55,000  

 

 

 

 

Pagoda Fire Tower -staircase maintenance 

Public Works - Public Property 

$135,000  

$135,000  

 

 

 

 

Schlegel Pool 

Public Works - Public Property 

$200,000  

$200,000  

 

 

 

 

North 5th Street Railroad Bridge - painting 

Public Works - Public Property 

$75,000  

$75,000  

 

 

 

 

Schuylkill River Trail Project 

Public Works - Public Property 

$911,000  

$911,000  

 

 

 

 

Estimated Grant Revenue for Schuylkill 
River Trail Project 

Public Works - Public Property 

($500,000) 

($500,000) 

 

 

 

 

Estimated CDBG Funds for Schuylkill River 
Trail Project 

Public Works - Public Property 

($300,000) 

($300,000) 

 

 

 

 

Reading Public library Fire Alarm 

Public Works - Public Property 

$35,000  

$35,000  

 

 

 

 

Reading Public library Roof Replacement 

Public Works - Public Property 

$150,000  

$150,000  

 

 

 

 

Main Library Facade Repair 

Public Works - Public Property 

$75,000  

$75,000  

 

 

 

 

SW Library Branch HVAC 

Public Works - Public Property 

$265,000  

$265,000  

 

 

 

 

Estimated  Grant Revenue for SW library (to 
be applied for) 

Public Works - Public Property 

($65,000) 

($65,000) 

 

 

 

 

Sidewalk Repairs for City-Owned Property 

Public Works - Public Property 

$250,000  

$250,000  

 

 

 

 

City Hall Roof Replacement 

Public Works - Public Property 

$1,200,000  

$200,000  

$500,000  

$500,000  

 

 

City Hall HVAC Replacement 

Public Works - Public Property 

$500,000  

$250,000  

$250,000  

 

 

 

Fire Station Building Repairs 

Public Works - Public Property 

$200,000  

$200,000  

 

 

 

 

EMS Building Repairs 

Public Works - Public Property 

$50,000  

$50,000  

 

 

 

 

First Energy Stadium Repairs 

Public Works - Public Property 

$102,000  

$102,000  

 

 

 

 

10th & Spruce building Roof Replacement 

Public Works - Public Property 

$60,000  

$60,000  

 

 

 

 

City Park Basketball  Courts 

Public Works - Public Property 

$50,000  

$50,000  

 

 

 

 

Public Works Total 

  

$3,709,160   $2,459,160  

$750,000  

$500,000  

$0  

$0  

 

 

 

 

 

 

 

 

background image

2018 Budget Guide 

Page 26 

 

Project 

Fund Requesting Project 

Total Budget 

2018 

2019 

2020 

2021 

2022 

Fire 

 

 

 

 

 

 

 

New Fire Station Project - Downtown station 

Fire - Suppression and/or 
Emergency Medical 

$1,800,000  

$400,000  

$600,000  

$800,000  

 

 

New Fire Station Project - 9th & Marion 

Fire - Suppression and/or 
Emergency Medical 

$1,800,000  

$400,000  

$600,000  

$800,000  

 

 

Station Improvements 

Fire - Suppression and/or 
Emergency Medical 

$20,000  

$20,000  

 

 

 

 

Fire Staff Vehicle Replacements (2 units ) 

Fire - Suppression 

$267,000  

$70,000  

$75,000  

$37,000  

$85,000  

 

Fire Apparatus Replacement 

Fire - Suppression 

$2,400,000  

$100,000  

$500,000  

$600,000  

$600,000  

$600,000  

EMS Medic/Ambulance Replacements 

Fire- Emergency Medical 

$850,000  

$170,000  

$170,000  

$170,000  

$170,000  

$170,000  

Fire Total 

  

$7,137,000  

$1,160,000  

$1,945,000  

$2,407,000  

$855,000  

$770,000  

 

 

 

 

 

 

 

 

Police 

 

 

 

 

 

 

 

Vehicles 

Police - Patrol 

$1,800,000  

$400,000  

$350,000  

$350,000  

$350,000  

$350,000  

Police Command Post Vehicle Replacement 

Police 

$175,000  

$175,000  

 

 

 

 

Police Total 

  

$1,975,000  

$575,000  

$350,000  

$350,000  

$350,000  

$350,000  

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrative Services 

 

 

 

 

 

 

 

IT Upgrade 

Admin. Services - Information 
Technology 

$550,000  

$250,000  

$100,000  

$100,000  

$100,000  

 

Administrative Services Total 

  

$550,000  

$250,000  

$100,000  

$100,000  

$100,000  

$0  

 

 

 

 

 

 

 

 

Revenues from future capital reserves 

 

$0  

$0  

$0  

$0  

$0  

$0  

 

 

 

 

 

 

 

 

Total Capital Budget 

  

$13,371,160 

$4,444,160 

$3,145,000 

$3,357,000 

$1,305,000 

$1,120,000 

 

 


Document Outline